采购部规章制度
采购部规章制度
1.工作须知：
1.1按时上、下班（9:00——18:00），午休（12:00——13:00）。
1.2上、下班须签到，午休时间人员外出须告知公司同事或部门主管。
1.3人员着装整洁，正常工作日，尽量不要穿牛仔裤上班。
2.工作要求：
2.1忠诚、宽容、谦虚，有责任感；
2.2自主性、创造性、合作性；
3.工作内容&框架图：
3.1部门主管负责对公司采购项目进行分类、分配，助理在主管协助执行采购，按时、保质、保量完成任务。
助理A:
金加工类（内部金加工、外协加工）——方式：包工包料、包工不包料（视成本、交期而定）；市场采购类（此类采购基本有固定的月结型供应商，可根据需求让供应商送货，不主张外出采购）；
表格一：_月份采购交期表（负责人）
业务联系单所涉及的采购项目，相关采购人员也要录入_月份采购交期表（负责人）助理B:
电气&气动元件类；
电机类；
伺服控制系统类；
表格一：_月份采购交期表（负责人）
业务联系单所涉及的采购项目，相关采购人员也要录入_月份采购交期表（负责人）助理C:
表格一：采购部周报表（_月_日—_月_日）——助理A与助理B的当周采购事项（不含金额）；于每周周五下午3:00——5:00提供至行政部；
此表格内容可由_月份采购交期表（负责人）中抽取，两个表格格式基本一致，方便操作。表格二：采购部计划付款明细（_月_日—_月_日）——根据助理A与助理B的当周采购事项的不同贸易方式进行整理、汇总，于每周周四下午3:00——5:00提供至财务部；表格三：采购部_月份采购报表——助理A与助理B的当月采购事项（含金额）；于每月28号之前提供至行政部；
此表格内容可由_月份采购交期表（负责人）中抽取，两个表格格式基本一致，方便操作。表格四：部门业务联系单总表——非正常状态下，来自公司其他部门采购项目的一种证明，根据部门业务联系单上面内容录入此总表内，并监督完成进度；
3.其他：
3.1了解并熟悉现有供应商的联系地址、联系方式等，产品范围，结算方式，在原有采购
价格基础上，每月进行一到两次的市场价格调查；
3.2开发新的供应商要考虑其价格、货期、售后服务等，拿到新供应商的三证、银行资料、联系方式等，进行整理并归档（供应商档案）；
3.3采购价格不要偏离市场价格，正常情况下，一定要货比三家，达到物美价廉；
3.3当天接到的采购项目，务必在两个工作日之内下单，如有疑问请及时与部门主管反馈，找到问题的解决办法，以免耽误生产；
3.4下订单之前，核实供应商的到货交期是否与生产交期有冲突，如果有，请及时与部门主管和生产部门反馈，解决问题；
3.5下订单之后，及时把采购项目的信息输入相关表格，以便后续跟踪，在到货交期之前的2到3个工作日，提醒供应商能否按时出货，如果不能，请供应商尽快安排出货，并及时通知生产部门对生产计划进行相应调整；
3.6当天所下订单，务必在下午5点钟之前把收货通知单交给工厂；
3.7货到，相关采购人员须到仓库收货，实际到货品名、数量与所下订单一致并无损坏，整理相关送货单、等；
3.8货到之后，整理相关的订单、送货单、入库单、等，递交到财务报账；并更新相关表格；
3.8一般情况下，每周周五不下订单，盘点该周所下订单状况，更新相关表格，并拟定下周采购及跟踪计划；
4.相关表格：
表格的格式要统一，让人看起来简明、美观，一目了然。
5.相关制度：
熟悉公司各部门操作程序，按照公司制度执行；
请不要在上班时间做与工作无关的事情：私人电话，上网，聊天等；
爱护公共财产，勤俭节约；
6.订单流程：
进入公司ERP系统，根据“请购单”生成“采购订单”（对采购事项进行相应的筛选），由部门主管审核之后，填写“用款申请单”和“合同用章申请”，经部门主管、财务、高总的审核、签字之后，方可传真至供应商，并拿回其回签订单、存档；
“采购订单”的起始编号：
XX___有限公司——PS1（年份、月份、日期、序号）
XX___设备有限公司——Q_J_1（年份、月份、日期、序号）
公司——Q_JD1（年份、月份、日期、序号）
“用款申请单”：
填写时注意相应栏目的意思并认真填写；
新供应商付款须在此单右上角标明“新”字，并提供货比三家的报价；
每周周一、周三、周五的上午11:00至12:00，下午4:00至5:00为“合同用章申请”（签字）、“用款申请单”（签字）时间。
7.报账/报销流程：
报账：报账的话只需提供订单、送货单、入库单、即可；
报销：集齐所需报销项目的订单（零星采购须在ERP里面走程序，做一个虚拟订单）、送货
单、入库单、（零星采购除外），并填写“费用报销单”，由部门主管签字，财务审核，高总签字，在每周周四下班之前递交至财务，于下周周一至周四领取相关费用。付款方式：汇款优先，支票其次，尽量避免现金支付。
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