销售记录管理制度

销售记录管理制度

目的：建立销售记录的管理制度，确保必要时能在最短时间内收回有关产品。范围：所有产品销售记录。

责任者：销售部负责人、发货人员，记录管理人员，质量管理部负责人、质量监督人员。

1、销售记录管理的目的是保证可以追溯产品销售的去向，确保必要时能

在最快的速度召回有关的产品。

2、销售记录的内容包括下列方面：

（1）产品名称、批号、规格、数量。

（2）发货人、发货时间；收货地点、单位。

（3）产品的检验单号、合同单号、运输方式。

3、销售记录的填写要求如下：

（1）记录及单据的填写要求

1、字迹清楚、内容真实、完整、详尽、不得用铅笔填写。

2、填写及时、准确，不得提前或错后填写。

3、不得随意撕毁或任意涂改，确实需要更改时，需在错处划一横

线后，在其旁边重写，签上姓名、日期并盖章。

4、签名（盖章）须填全名，不得只写姓氏，印章须清晰可辨。

5、记录及单据的内容须填写齐全，不得空格、漏项。

（2）注意事项

1、填写时计量单位必须统一。

2、同品种不同批号，或不同规格产品，在记录及单据时，必须分

开填写。

4、记录的收集

（1）销售部的有关管理人员负责收集销售记录及单据，一般每月收集

一次，并与收发

货台账进行核对，不得有误。必要时必须与实物、帐、卡核对，确

保无缺失。

（2）收集后的记录及单据要逐页核对，特别是关于产品去向及产品特

征的项目。如有

疑问须及时与有关文件货发货、运输凭证相核实，并将情况备注于

备注项下，核对人签字后归档。

5、记录的保存

（1）记录实行专人、专柜保管。

（2）注意防火、防盗、防遗失。

（3）记录须保存至产品有效期一年后，货使用期限后一年。

6、记录的查询

（1）记录的存放地点应便于查找、查阅。

（2）查阅人须在查阅前办理查阅登记，查阅后要及时送还，并在有

关记录上签字。

7、每年由销售部管理人员将超过贮存期的记录列出明细表，报质量管理

部负责人审批，签字批准后方可销毁，并及时登入销售记录管

理台账。