商务邮件基本规范

商务邮件基本规范SophieTan

写一封professional的商务邮件足以让他人对你的印象大大加分。

所谓正式商务邮件就是指写给老板还有写给客户看的邮件。邮件写的如何是体现一个职场人是否professional的必要条件，更是在与外界沟通时体现团队整体形象和人员素质的窗口。写商务邮件往往要比口语简单：不必担心发音，并且有足够时间修改你的邮件内容。但是邮件不规范，或是太随意的问题依然长期存在，在这里整理了一些基本的规范和常用语句，希望大家抽空学习并迅速实践起来。

1、邮件的开头

用〝Hi，Hey〞作为写给朋友的开场白没有任何问题，但是最好不要用来称呼工作上的对象，除非你们足够熟络。同时，传统的〝ir〞也已经越来越落伍了。最好是写〝DearMr./Ms.〞+对方的姓，或者直呼其名，例如〝DearJohn〞。又如对方为日本人KouYamada，较正式为DearYamada-san，较随意为DearKou。DearYamada则是错误的表达。

2、邮件的正文

英语邮件的原则是开门见山，条理清晰。写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容。如内容较长，每一段都有中心句。使用first,second或者ne_t,andfinally的引导词。另外，邮件中尽可能不要出现缩写（一些约定俗成的除外，如ASAP，B/L,L/C），缩写在商务英语里是不正规的，如在沟通中首次出现的缩写，必须在括号中注明全称。

通常的情景和常用句型——

通知、询问、提醒、确认

Pleasebeadvised/informed/remindedthat…

Pleasenote/benotedthat…

Wewouldliketo/Iamwritingtoconfirm/informyouthat…

Iamwritingtofollowupon…

I’mjustwritingtoremindyouof…

Withreferenceto(关于某事)ourphoneconversationtoday…

Regarding/With/Inregardto…(关于某事)

AsImentioned/indicated/wediscussedinpreviouse-mail/meeting/conferencecallonOctober5……Asyourequested/required/peryourrequirement…

We’repleased/glad(goodnews)/regret/sorry(badnews)toinformyouthat…

回复、反馈

Asafollow-uptoourphoneconversationyesterday,Iwouldliketogetbackto(答复,反馈)youabout…

Hereisthefeedback/reply/responsetoyourquestions/concerns(关切的事)yesterday…

Pleasefindmyreplies/answersinRedbelow.我的回复已在下面邮件中标红。

Ihaveaddedsomecomments/remarksinyouremailbelow….已加备注。

委婉地提出问题

Ihavesomequestionsabouttheattachedspreadsheet.对附件的表格有疑问。

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商务邮件基本规范SophieTan

Wewouldbegratefulifyoucouldfurthere_plain…我们会很感激如果你可以再解释一下…

Itwouldbehighlyappreciatedifyoucouldclarify…

Wouldyoupleasetoconfirm/clarify/specify(详细说明)belowinformation…

CouldyoupleaseletmeknowthestatusoftheL/Copening…请问开具信用证的进展如何

Ifpossible,IhopetoreceiveacopyofL/Cwhenitisfinished.如果可能的话，能否转发一份信用证副本Kindlyadviseif/whetheryouagreewiththissolutionornot.请告知是否你同意这个方案。

Itwouldbegreatifyoucouldprovideabitmoreinformationontheairshipment.

…atyourearliestconvenience…在您最方便的时候…

发起会议

Isuggestwehaveameetingat9:30pm(ChinaTime)XXX.

IwouldliketoinitiateameetinginThursdaymorningabouttheshippingissue.

Iwouldliketotalktoyouintheconferencecallinthisafternoonregardingissuesabout___project.

建议、提议

Ihavesome/Shouldyouhaveanysuggestionsabouttheschedule…

Fortheshippingschedule,weproposethat…

Isuggestwecanhaveaweeklyreviewmeetingoverthephonecallinthenearfuture.

Iapologizefornotreplyingyouearliere-maildatedMonday,April1.…邮件回晚了

Sorry,I’mlateinreplyingtoyouremail…

Hopingitwillnotcauseyoutoomuchtrouble.希望不會太麻烦。

Wewouldliketoapologizeforthedelayof…

Isincerelyapologizefor/I’mreallysorryaboutthismisunderstanding/mistake.

Wearevery/really/truly/e_tremelysorryforanyinconveniencecaused.造成的不便

Thankyouforsharing/raisingyourcomments/concerns.

Thankyouforgettingbacktome.

Onceagain,thankyouallforyourcommitmentandsupport.

Congratulationstoallofyouandthanksforyourgreatefforts.

Yourkindlyunderstandingandcooperationisgreatly/highlyappreciated.很感激您的理解及合作。

Thankyou(somuch)foryourhelp/information/confirmation/clarification/kindcooperation.

Iappreciateverymuchforyourfeedback.

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商务邮件基本规范SophieTan

传递文件

Iamattaching/enclosing…我附上…

Pleasefindenclosed/attached…请查阅附件…

Attachedhereto/isregarding…附件是关于…

Attachedpleasefindthemostup-to-date(的)informationon/regarding/concerning…

Attached___foryourreviewandcomment.附上___请检查并评价。

Attached___foryourreference/record.附上___供您参考/存档。

Attachedpleasefindtoday’smeetingminutes/notes.

Hopeithelps/itishelpful.

Ifyouhaveanyfurtherquestion,pleasefeelfreetocontactme.

3、邮件的结尾

结尾处表示对将来的行动或帮助表示感谢，让对方在行动时更主动更乐意。

Welook/arelookingforwardto(receive)yourreply/clarification/hearfromyousoon.

Yourpromptresponsewillbemostappreciated.

Yourpromptattentiontothismatterwillbereallyappreciated.若您能立即关注此事，我们将非常感激。Iwouldappreciateitverymuchifyoucouldsendyourreplybyne_tMonday.

Pleaseletusknowyourthoughtsaboutthis.

XXX,letmeknowbye-mailASAP.

Hopeallisclearandwearehappytodiscussthisfurtherifnecessary.

Pleasedon’thesitate/feelfreetocontactme,Iwillcontinuallyprovidefullsupport.

Foranycomments/suggestions,pleasecontactmeat(phonenumber)….

PleaseletmeknowifthereisanythingIcanhelp.

Ifthere’sanythingelseIcanhelp,pleasefeelfreetocontactme.

Anyfurtherconcerns,pleaseletusknow.

Shouldyouhaveanyquestions,pleasefreefeeltocontactme.正式版的

Ifyouhaveanyquestions,pleaseletmeknow.随意版的

按照目前公司规定，应附有完整的联络方式及公司Logo。

4、邮件的收发应注意事项

邮件标题应规范为：项目名称/订单号/号(STPJ2024/01)-具体事宜(Shippingschedule)-后续进展

(delay/update)，尽量在邮件title中把最重要的信息标注出来，引起重视。一些急件可在标题中加Reminder/Urgent/Topurgent等。

例子：Lanco2024-01–Destinationagentinfo

Sunera2024/01-CIF订舱–客户要求9月底到港

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商务邮件基本规范SophieTan

AUSLH-Newpurchaseorder–revisequantity

按平时各区域具体业务可自己把握，但不要在一个title的邮件中讨论另一件完全不相干的事，此时必须另起

一封邮件，标题中注明讨论的事宜。邮件内容应该尽量保持连贯清晰的历史脉络可查。

原则上客户的每封邮件都应在1-2个工作日内回复。如果暂时回答不了，也要回email告知客户什么时间可以

如没有特殊原因，每封邮件都应该答复所有人(replytoall)。如有需要可以增加被通知的人(cc:copiessendto)。

被cc到的人通常不需要采取行动，被involve的人越多，可能把简单的事情复杂化，应注意。

如没有特殊目的不要密送某人(bcc:copiessendtoundisclosed-recipients)。这招比较损，如发文骂人bcc

老板，而对方看不到你打小报告。慎用。

要分清FYI(Foryourinformation)和FYA(Foryouraction)的区别。前者是知道就行了，没你什么事。后者是

赶紧办事。需要对方采取行动或反馈信息的邮件一定不要简单写成FYI。

如果误发了还没写完的/有错误内容的的邮件，紧跟的Update邮件开头一定要写Pleaseignoremyprevious

email.

原则上公司内部的沟通邮件(Internalcommunication)不要直接转发给外部单位（客户、货代、银行、保险公司

等），有时是保密需要，有时内部沟通较随意，不适合正式外发。

出差或休假而不能经常收发邮件时，应提前设定好自动留言，并注明Backup的同事联络方式，避免因缺席

而延误某项事务的跟进。

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