物资采购管理01

物资采购制度

一物资采购标准管理流程

请购作业

第一条请购部门的划分

各项材料的请购部门如下：

第十条订购

（一）采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。

（二）属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”加盖“分批交货”章以资识别

（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。

第十一条进度控制及事务联系

国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理

第十二条整理付款

（一)物料管理部门应按照己办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门，经与核对无误，于翌日前由主管核准后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购)”的会计联须于第一批收料后送会计部门。

（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。

（四）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。

第十三条询价、比价、议价

（一）外购部门依“请购单”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但

因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单”注明外，原则上应向3家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价

（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。

第十四条订购与合同

（一）“请购单”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项

（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。

第十五条进度控制及异常处理

（一）采购部门应以“请购单”及“采购控制表"控制外购作业进度。

（二）采购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。

（三）采购部门于外购案件“发货日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。

二、进料检验规定

第一条目的

确保进料质量合乎标准，确使不合格品无法纳入。

第二条范围

原料、外协加工品的检验

第三条进料检验流程

（一）检验员收到验收单后，依照检验标准进行检验，并将进料厂商、品名、规格、数量、验收单号码等，填入检验记录表内。

（二）判定合格，即将进料加以标示"合格"，填妥检验记录表，及验收单内检验情况，并通知仓储人员办理入库手续。

（三）判定不合格，即将进料加以标示"不合格"，填妥检验记录表及验收单内检验情况。并即将检验情况通知采购单位（物料部、采购科或外协加工科），请购单位，由其依据实际情况决定是否需要特采。

1.不需特采，即将进料加以标示"退货"，并于检验记录表、验收单内注明退货，由仓储人员及采购单位办理退货手续。

2.需要特采，则依据核示进行特采，将进料加以标示"特采"，并于检验记录表、验收单内注明特采处理情况，以及通知有关单位办理人库或部分退回，或扣款等有关手续。

（四）进料应于收到验收单后3日内验收完毕，但紧急需用的进料优先办理。

（五）检验时，如无法判定合格与否，则即请原料使用单位，请购单位派员会同验收，来判定合格与否，会同验收者，亦必需在检验记录表内签章。

（六）检验员执行检验时，抽样应随机，不得以个人或私人感情认为合用为由，予以判定合格与否。

（七）回馈进料检验情况，并将进料供应商交货质量情况及检验处理情况登记于厂商交货质量履历卡内及每月汇总于厂商交货质量月报表内。

（八）依检验情况对检验规格{材料、零件}提出改善意见或建议。

（九）检验仪器、量规的管理与校正。