(一)提交填写完整并贴有申请人相片(见标准)的《中国公民出入境证件申请表，另提交同规格相片2张。
(二)交验申请人怀化市居民身份证原件，提交复印件，申请人未满16周岁的需提交监护人身份证(或护照)，军人只需提交身份证件，定居国外的中国公民需提交定居国外的证明和在怀暂住证明。
(三)登记备案的国家工作人员、驻地在怀的军人、武警(含离退休人员)须按组织人事管理权限由单位出具意见。
(四)护照即将期满申请换发的，需在护照有效期满前15日以上6个月内提出申请，并提交护照原件和复印件，前往国家在颁发签证时要求护照有效期超过6个月或其他特殊情况需提前换发的，需提供相应证明。
(五)申请办理劳务人员护照时，应提交经营公司对外经济(劳务)合作经营资格证书复印件、经营公司出具的对外劳务合作项目说明及外派劳务人员名单。
(六)对出国治病或探望危重病人，出国奔丧，出国留学、开学时间临近，前往国入境许可或签证有效期即将届满等特殊情况需紧急办理护照的，须提供相关证明材料，公安机关予以加急办理。
(七)外省(市)户口签入我市不满10年或原护照不在湖南签发的，须发函至户口原籍地或签发机关核查。
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