办公用品管理制度〔1〕.doc

第一章：适用范围与主题资料为控制费用开支，加强我公司办公用品管理，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤劳俭朴节约和有利于工作的原则，根据我公司实际状态，特制订本规定。第二章：办公用品的购买办公用品购买细则

第一条：原则为了控制用品规格以及节约经费开支，统一限量，所有办公用品的购买，都应由行政部统一负责。

第二条：办公物品的申购根据办公用品库存量状态以及消耗水平，向行政经理通报，确定申购数量。假如办公印刷制品需要调整格式，或者将来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向行政经理提出。

第三条：采购规定在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的状态下，根据成本最小原则，选取直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，务必有两至三人加入洽商，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠;不得受贿，不得索取钱物。订购单:在各部门申请的办公用品中假如包内含需要订购的办公用品，则申请部门还务必另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。行政部门务必根据订购单，填写“订购进度控制卡，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。

第四条：验货所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。

第五条：各部门申请办公用品办公用品原则上由公司行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊状态，允许各部门在提出“购买办公用品申请表的前提下进行采购。在这种状态下，行政部门有权进行审核，而且把审核结果连同申请书一齐保存，以作为日后使用状态报告书的审核与检查根据。第三章：办公用品的分类、领用及报废处理

第六条：办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品:铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子等。

2、管理品:剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

3、管理消耗品:签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶等。

第七条：管理和发放:

1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报（办公用品使用状态汇总表）。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定:(1) 、办公用品领用务必认真履行手续，应填写（办公用品领用单）后领用和发放，严禁先借后领的行为。(2) 、各部门及各使用人的办公用品使用标准:每人每月最多领用支签字笔，假如保管欠好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品，其他时间严禁领用办公用品。(3) 、核定的费用实行增人增费减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情景进行调整。(4) 、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本签字笔芯圆珠笔芯胶水涂改液计算器等办公用品从新领用时应以旧换新。(5) 、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终月日。由人事行政部门出具报表，财政部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节省费用计入下年度使用。(6) 、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。(7) 、各部门因特殊情景需增长费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增长该项费用。(8) 、凡调出或离开职位人员在办理离开职位或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

第八条：报废处理对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。篇2为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，职责明确，节省节约，避免浪费，特制定本制度。

一、办公用品的分类。按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。其中低值易耗品重要指:签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品;高值管理品为:电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。

二、办公用品的管理职责部门。公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部。人事行政部应当于每月月初的1号-5号完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总经理审核。办公费用报表分惯例费用和特别规费用两大类，其中惯例费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人(业务组负责人)制订相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，需要列出超支的缘由。超支宏大的需做当面解释。特别规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度计划，根据实际需要状态透过正常审批程序购置。人事行政部需于月初列出各部门的费用支出具体统计状态上交公司总经理。

三、办公用品的申请。办公用品的采买或者领用申请需要填写（办公用品申请单）。公司办公用品的申请资格人为主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。

四、办公用品的审批。在填写（办公用品申请单）后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的职责人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导职责。公司赋予部门经理及以上的管理人员以必需价值范围的办公用品请购的审批权(鉴于目前由公司总经理兼任业务部部门经理的状态，特下放审批权至业务主管一级)。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。业务主管和部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。公司副总经理负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的(单品价值到达和跨越5000元的)，由副总经理负责向公司总经理申请审批。

五、办公用品的采购。填写的（办公用品申请单）在得到批准后，应当交到公司人事行政部由人事行政部统一采买。人事行政部应当做好供给商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供给商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室连续必需库存，以保证正常办公需要的及时知足，提升供应效率。

六、办公用品的入库管理在供给商送来所购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财政部保管，财政部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。

七、办公用品的保管。备用的办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。对于大件管理品实行保管职责制，实行使用人、领取人、保管职责人三合一的办法，对保管职责进行归属。人事行政部将根据不同时期的现实状态合理编订纳入保管职责制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为:电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人职责的水平，由职责人承当所造成相应损失部分的赔偿。(职责认定分3等，含完全职责、一般职责和稍微职责，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也能够直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式能够由赔偿人选取。)实行定期盘存制。盘存频率为一月次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存资料包含检查相应的办公用品的存在状态，问题状态，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。

八、办公用品的领用。各部门凭（办公用品申请单）能够领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在人事行政部的（办公用品发放表）上签上领取人姓名和日期。领取人能够是（办公用品申请单）申请人，也能够是申请人指定的办公用品使用人。但牵涉高值管理品的，务必是使用人前来领取并签字，以明确保管职责。在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。

九、办公用品的报废。公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当根据下面程序进行处理。

1、对简单问题的能够自行维修处理。但对有保修效劳品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。

2、可维修品出现问题的应当提交（办公用品维修申请单）至人事行政部统一进行处理。

3、对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的状态下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写（办公用品报废申请单），经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件跨越1000元的，须报请公司副总经理的批准;原购买价值单件跨越5000元的，须报请公司总经理的批准。

4、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。

5、高值管理品在完成报废程序后，应当从（高值管理品登记表）上核销，核销时应做红笔登记，并附上（办公用品报废申请单）。

十、辞职清退状态处理。对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，务必在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。